Вы когда-нибудь замечали, что даже самые классные идеи так и остаются в зачаточном состоянии и висят в невыполненных задачах в таск-трекере? Причин этому может быть несколько, одна из них — люди, которые заняты чем-то поинтереснее их выполняют.
Сегодня поговорим про таких ребят и разберем самые яркие типажи. Если смотрели легендарный «Офис», кто-то точно покажется знакомым! Осторожно, можно узнать себя:)
Тип №1 — Майкл Скотт: генератор идей без финала
Человек-шило, человек-суетолог. Может придумать дико гениальную идею и уйти в закат, потому что стало скучно. Задачи никогда не закрываются, потому что сам он работать над ними, конечно же, не будет, а остальным есть чем заняться.
Как это выглядит:
4:19 — «Коллеги, есть ТАКАЯ идея, вы щас упадете! Будем работать только над ней»
4:20 — «Какая еще разработка вентиляторов для морских свинок? С этим все, у нас другой проект на повестке»
В результате команда вообще не понимает, что сейчас важно и есть ли смысл тратить силы на очередную задумку, если про нее забудут через неделю.
Почему задачи не закрываются:
• Идея может быть яркой, но бесполезной;
• Нет конкретного финального результата,
• Отсутствует фиксация «готово» в рабочем процессе.
Как с этим работать:
• Четко прописывать ожидаемый результат и цели задачи;
• Горшочек, не вари: ограничить количество задач в работе— их может быть 3, но не 33.
Тип №2 — Дуайт Шрут: гиперконтроль без движения
Все. Должно быть. Идеально. Исполнитель сдал задачу — так, тут кавычки не те, здесь бы сформулировать по-другому, а вон там убрать лишний пиксель на фоне в презентации. 28 мелких правок, потом еще 9, и так до бесконечности. А может, вообще самому все переделать?
Почему задачи не закрываются:
• Они попадают в адский круг согласований с перфекционистом;
• Исполнители боятся сдавать результат — снова что-то окажется не так.
Как с этим работать:
• Разделить контроль и ответственность за задачу между разными людьми.
• Определить допустимый уровень качества заранее. «Хорошо» — всегда лучше, чем «идеально, но через месяц».
• Да, и может рассадить их уже с Джимом, чтобы рабочие пренадлежности перестали быть закатанными в желе?
Тип №3 — Джим Халперт: сделаю потом
Умный, талантливый, творческий заводила, но… работа подождет. Небольшая задача в работе уже две недели, а прогресс — 40%. Джим уверен: успеет доделать за ночь до дедлайна. И чаще всего успевает, да еще и плюсы в карму себе зарабатывает. Но такие типажи могут вносить раздрай в дисциплину коллектива.
Как это выглядит:
• Задачи постоянно висят со статусом «в процессе» и закрываются за минуту до крайнего срока,
• Команда вдохновляется примером «Джима» и срывает дедлайны.
Почему задачи не закрываются:
• «Джиму» просто скучно — текущие задачи не раскрывают его потенциал;
• Он начинает развлекаться как может и вовлекает весь офис.
Как с этим работать:
• Разбивать задачи на короткие этапы: «написать отчет» → «собрать данные до вторника», «внести в таблицу», «согласовать».
• Ставить таким сотрудникам творческие и интересные задачи.
Тип №4 — Пэм Бизли: ждет одобрения
Задача готова уже три дня как, но Пэм до ужаса боится нажать «закрыть» в трекере — вдруг что-то упустила или ошиблась? Она согласовывает каждый шаг, хотя полномочий для самостоятельной работы хватает.
Как это выглядит:
• Задачи готовы, но не сданы,
• Много вопросов вместо действий — «А как создать папку? А что, если клиент не ответит до вторника? А можно сделать презентацию не в Power Point?»
Почему задачи не закрываются:
• Сотрудник чертовски боится брать ответственность на себя,
• Нет четких полномочий.
Как с этим работать:
• Ясно обозначьте зону ответственности.
• Дайте право закрывать задачи самостоятельно и не поддавайтесь на провокации снова согласовывать результаты с вами.
• Не вините «Пэм» в ошибках, дайте понять, что не боги горшки обжигают, правда ведь?
Тип №5 — Энди Бернард: драмкружок, кружок по фото, но мне еще и петь охота
Тот самый ничего не успевающий многорук, человек-СДВГ. В отличие от Джима, редко закрывает задачи. Всегда активен на созвонах, в чате, вечно решает что-то «срочное», пишет коллегам… Как будто имитирует бурную деятельность.
Как это выглядит:
• Задачи откладываются из-за «срочных» и часто нерабочих дел — заказать воду в офис, задуматься о хобби, отпроситься на репетицию, провести опрос про любимый мем в чате.
• Вообще нет фокуса — хватается за все подряд.
Почему задачи не закрываются:
• Происходит перегруз всякой мишурой.
• Не выстроены приоритеты.
Как с этим работать:
• Ограничивать количество задач в работе.
• Фокусироваться на результате, а не активности — если человек много делал, но ничего не сделал, итог нулевой.
Подытожим
Зачастую задачи не закрываются вовсе не из-за лени. Каждый тип сотрудника выше — это определенный управленческий паттерн. Решение — в процессах: четкие критерии, зоны ответственности, разумные лимиты.
Если узнали себя в каком-то персонаже — поздравляем, вы в «Офисе»! Но шутки шутками, а таски все-таки хочется закрывать.
Для этого в системах управления задачами и проектами можно настроить задачи под каждого сотрудника, фиксировать критерии «готово», видеть весь ход работы и изменений по задаче и отслеживать, кто застрял на согласованиях. Без перфекционизма и бесконечных «потом».
А кто вы в «Офисе»?
Реклама ООО «Проджекто», ИНН 1660363595
